Z dniem 1 stycznia br. weszły w życie przepisy wprowadzające szereg zmian w prawie podatkowym, obejmujące m.in. modyfikacje dotyczące wystawiania faktur VAT
Tekst: adw. Aleksandra Golusińska–Statkiewicz
Wprowadzane zmiany związane są z nowelizacją Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług z dnia 28 marca 2011 r. (Dz. U. 2011 nr 68 poz. 360) oraz Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej z dnia 20 grudnia 2012 r. (Dz. U. 2012 poz. 1528). W zamyśle ustawodawcy zmiany wprowadzone tymi rozporządzeniami mają na celu uproszczenie przepisów w zakresie fakturowania, równe traktowanie faktur papierowych oraz elektronicznych oraz promowanie formy e-fakturowania. Podatnicy nie muszą się jednak obawiać, ponieważ ustawodawca nie przewidział rewolucji w zakresie wystawiania faktur. Najważniejsze zmiany dotyczą następujących kwestii:
1) Uprawnieni do wystawiania faktur
Poza zarejestrowanymi czynnymi podatnikami VAT oraz podatnikami przy dokonywaniu wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu, faktury mogą wystawiać również podatnicy VAT zwolnieni. Oznacza to, że podatnicy VAT zwolnieni będą mogli dokonywać wyboru, czy daną transakcję udokumentować rachunkiem wystawionym zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej, czy też fakturą VAT.
2) Nazwa „faktura VAT”
Zgodnie z nowymi przepisami, nie ma obowiązku oznaczania faktury nazwą „Faktura VAT”. Istotne jest jedynie, aby faktura zawierała wszystkie elementy i dane wynikające z przepisów, aby móc uznać ją za fakturę. Zatem treść, a nie nazwa dokumentu, ma przesądzające znaczenie. Jednakże używanie w dalszym ciągu nazwy „Faktura VAT” nie jest błędem, a podatnicy mogą dalej stosować ten sposób oznaczania faktur.
3) Dane zawarte w fakturze
Co do zasady zakres danych zawartych w fakturze pozostawiono bez zmian. W nowym brzmieniu rozporządzenia dotyczącego faktur zniknął zapis, że w fakturze należy zamieścić nazwę bądź nazwę skróconą sprzedawcy i nabywcy, a wskazano, że w fakturze podać należy imię nazwisko lub nazwę podatnika i nabywcy towaru. Oznacza to, że w przypadku podatnika będącego osobą fizyczną, należy podać imię i nazwisko, natomiast w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną – firmę, zgodnie z danymi zawartymi w Krajowym Rejestrze Sądowym. Nie należy zatem samodzielne skracać nazw zawartych w tym rejestrze, np. poprzez pisanie „PPH Krzak” sp. z o.o., zamiast pełnej nazwy ujawnionej w KRS „Przedsiębiorstwo Produkcyjno Handlowe Krzak” sp. z o.o. Dopuszczalne jest stosowanie jedynie skrótów wynikającymi z przepisów prawa, jak np. skrótów określających formę prawną prowadzonej działalności np. sp. z o.o., SA.
W znowelizowanym rozporządzeniu nie funkcjonuje już pojęcie „Faktura VAT – MP”, dotyczące małych podatników wybierających rozliczenie kasowe, które należy zastąpić w treści faktury określeniem „metoda kasowa”. Natomiast w przypadku wystawiania faktur przez nabywcę w imieniu dostawcy należy na fakturze wskazać, że jest to „samofakturowanie”.
Likwidacji uległ również obowiązek zamieszczania w treści faktury części danych, jak chociażby wskazywanie numeru rejestracyjnego samochodu na fakturach dokumentujących nabycie paliwa oraz obowiązek wskazywania terminu zapłaty należności w przypadku małych podatników, którzy jako sposób rozliczania się wybrali metodę kasową.
4) Faktury uproszczone
Rozporządzenie dotyczące faktur przewiduje możliwość wystawiania faktur uproszczonych w sytuacji, gdy kwota faktury nie przekracza 100 € lub 450 zł. Faktura uproszczona powinna zawierać przynajmniej datę wystawienia faktury, dane identyfikacyjne podatnika dokonującego dostawy lub świadczącego usługi, dane dotyczące dostarczanego towaru lub usługi oraz należnego VAT. Zgodnie z rozporządzeniem nie można wystawiać faktur uproszczonych w czterech przypadkach; wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów; sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i na terytorium kraju; wystawienia faktury na żądanie osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej oraz dostawy towarów bądź też świadczenia usług na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju, dla których podmiot zobowiązany do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorcą bądź nabywcą towarów.
Ważne jest również to, iż nie ma przeciwwskazań, aby podatnik w sytuacji, w której zachodzą przesłanki do wystawienia faktury uproszczonej, wystawił klasyczną fakturę, zawierającą pełne dane.
5) Terminy wystawiania faktur
Znowelizowane przepisy podtrzymały zasadę wystawiania faktur nie później niż 7. dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wydano lub przemieszczono towar – ten termin uległ zatem wydłużeniu.
Z kolei w sprzedaży ciągłej w przypadku, jeżeli podatnik określa w fakturze wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, fakturę wystawia się nie później niż 7. dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży.
Całkowicie nowym rozwiązaniem jest możliwość wystawiania faktury dokumentującej kilka odrębnych dostaw towarów lub usług dokonanych w trakcie miesiąca, a niestanowiących sprzedaży ciągłej, jeśli zostanie wystawiona nie później niż ostatniego dnia miesiąca, w którym wydano towar lub wykonano usługę.
6) Faktury zaliczkowe
Nie zmieniają się zasady wystawiania faktur zaliczkowych. Istotne novum w tym zakresie dotyczy natomiast wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Od 1 stycznia 2013 roku nie ma bowiem obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych z tytułu płatności na rzecz wykonywania wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Obowiązek podatkowy uniezależnia się zatem od daty wystawienia faktury zaliczkowej.
7) Faktury i noty korygujące
W kwestii faktur korygujących ustawodawca – w celu uproszczenia obowiązujących w tym zakresie procedur – nieznacznie zmniejszył zakres danych, które muszą znaleźć się na fakturze, poprzez zniesienie obowiązku zamieszczania na fakturach korygujących obok prawidłowej treści pozycji, które ulegają korekcie, również pozycji i kwot, które zostały wskazane błędnie. Istotna zmiana dotyczy natomiast kwestii not korygujących. Obecnie wymagana jest jedynie akceptacja noty korygującej przez wystawcę faktury. Zniesiono natomiast obowiązek wysyłania noty korygującej do odbiorcy w dwóch egzemplarzach i uzyskiwania akceptacji treści noty w formie pisemnej.
8) Odbiór faktury elektronicznej
Przepisy rozporządzenia dotyczącego faktur elektronicznych odchodzą od formalizmu w zakresie przesyłania lub udostępniania faktur elektronicznych, wskazując jedynie, że przesyłanie, w tym udostępnianie faktur w drodze elektronicznej, wymaga zgody odbiorcy. Brak określenia formalnych wymogów związanych z wyrażeniem zgody oznacza, że te kwestie pozostawione są w gestii stron transakcji.
9) Kontrole biznesowe
Jedną z innowacji wprowadzonych przez rozporządzenie dotyczące faktur elektronicznych i papierowych jest nowy sposób zapewniania autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury poprzez dokonywanie tzw. kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Chodzi tu o zapewnienie funkcjonowania w danej firmie procesów, które pozwolą zapewnić kontrolę nad jej finansami i rachunkowością. Jako przykład kontroli biznesowej wskazuje się przyporządkowanie do konkretnej faktury takich dokumentów, pochodzących od różnych podmiotów, jak: zamówienie, umowa, potwierdzenie dokonania płatności. To z kolei ma zapewnić możliwość prześledzenia obiegu dokumentów u kontrahentów związanych z daną transakcją i wykazania związku pomiędzy fakturą a rzeczywistym zdarzeniem, które faktura ta dokumentuje.
Pamiętać należy, że rozporządzenia, które wprowadzają zmiany opisane w niniejszym artykule obowiązują jedynie do końca 2013 roku. Z dniem 1 stycznia 2014 roku kwestie dotyczące wystawiania faktur uregulowane będą w znowelizowanej ‘Ustawie o podatku od towarów i usług’ (tzw. ustawa o VAT), co oznacza, że podatnicy powinni na bieżąco śledzić zmiany przepisów w tym zakresie.
